文档管理

  • 文档管理的一般操作顺序是:
    1、建立文档分组,每个文档分组对应一个实际的存放路径。
    2、设置文档分组的组管理员。
    3、设置文档分组的组操作员及其基本权限。
    4、建立目录。
    5、设置文档目录的基本操作权限及组操作员的附加权限。
    6、文档目录支持多层结构,可以设置子文档目录。
    7、上传资料文档。


  • 文档管理的权限说明:
    组基本权限:操作员对本组所有目录的默认访问权限。
    目录基本权限:所有操作员对本目录的默认访问权限。
    组基本权限和目录基本权限(2者的交集)确定了操作员对本目录的基本访问权限,也就是说,目录基本权限与分组基本权限中都存在的权限,才是操作员的基本操作权限。
    操作员对目录的附加权限:特别指定操作对该目录是否可读可写等权限。
    操作员对目录的访问权限:基本权限+附加权限。
    操作员如果有管理员身份,则该操作员对所有文档分组都有全部操作权限。


  • 资料文档可以下载到本地查看,也可以直接查看,编辑也是如此。


  • 文档的协同修改:
    1、需要修改时点击右键菜单《下载到本地修改》,修改过程中可以《同步到服务器》,修改结束后《关闭修改状态》。
    2、一份文档同一时刻只能被一个操作员修改,只有关闭修改状态后才可以被别的操作员修改。
    3、《同步到服务器》并不会关闭修改状态。


  • 文档管理和实际文件系统的关系:
    ☉文档都存放在硬盘的文件系统中,每个文档分组对应一个实际的目录。
    ☉文档分组下面的目录是系统内部管理的,只用于索引,硬盘上并不实际建立目录。


  • 文件实际存放在哪里
    ☉在文档分组定义设定的目录下。
    ☉文件名以编号的形式出现,原始的文件名保存在系统数据库里。


  • 实际存放目录改变后怎么处理
    ☉修改文档分组定义的目录即可。


  • 文件的备份
    ☉系统备份时只备份数据库信息,存放文件不会进行备份,如果需要可以手工进行备份。